直接回答
城阳区企业参展时，建议为每次展会建立独立资料目录，分别整理展位、搭建、运输、人员及样品记录。样品带出、退回和实际用途单独登记，费用与付款关联对应合同或订单，便于会计核对。
一个展会建立一组可追溯资料
记录展会名称、地点、实际期间、参展主体和负责人，关联报名、展位及服务合同。同一供应商负责多个展会时，区分本次范围，避免重复汇总。这是内部资料整理建议，并非城阳区统一要求的参展表格。
展位与搭建费用说明具体服务
主办方展位款、搭建服务和临时租用设备等项目分开列示，保留报价、变更及实际交付情况。押金另行记录退还状态。付款对象不同于合同主体时，补充实际原因与依据，不要只交接一个没有构成的参展总额。
样品流转不只记录运输费
带出样品注明品名、规格、数量和经办人，展会结束核对退回数量及其他实际去向。现场销售、展示后退回或其他用途分别说明，不能凭“样品”名称推断相同处理。涉及具体会计、税务问题，应由会计结合事实和适用规则判断。
差旅与其他支出避免重复交接
人员差旅、样品运输及现场采购，关联对应经办人与支付记录。企业统一支付和员工垫付分开说明，后续退款保留原交易关联。已经在日常报销中提交过的资料，参展汇总时注明引用关系，避免再次作为新增支出处理。
结束后核对未结算事项
整理尾款、待退押金、待取得资料和未归还样品清单，注明负责人。青岛众至信企业服务有限公司现办公地址为山东省青岛市李沧区万年泉路237号20号楼902户，城阳区企业可联系曹会计说明业务情况及资料需求，具体服务以双方约定为准。
常见问题
展会结束后只交发票可以吗？
建议同时说明合同、实际交付、付款及样品情况，票据未必能独立解释全部业务。
样品没有全部带回，需要通知会计吗？
需要说明实际去向、数量和相应依据，不能只把带出与带回的差额省略。
适用说明：本文为企业资料整理和服务沟通参考；具体账务、税务及办理事项结合真实业务与现行适用规定核实。